Politique sur la protection des renseignements personnels

Groupe Le Contrôleur inc. (ci-après la « Société ») est une société de contrôle financier.

Notre objectif principal est de servir au mieux les intérêts de nos clients. Par conséquent, nous nous engageons fermement à maintenir les normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de leurs renseignements personnels. Notre activité dans le contrôle financier implique la manipulation et la connaissance de nombreuses informations personnelles sensibles liées à nos clients, mettant en évidence l’importance cruciale de la protection des données pour nos opérations. La préservation de la confidentialité et de la sécurité de ces données est d’une importance capitale pour nous, c’est pourquoi nous adhérons strictement aux règles les plus strictes en matière de protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations spécifiques concernant nos pratiques de protection des données, nous sommes à votre disposition pour vous fournir des informations supplémentaires et des éclaircissements.

Qu’est-ce que la Politique de Confidentialité?

La présente Politique de Confidentialité (ci-après dénommée la « Politique ») vise à vous informer de manière exhaustive sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et la destruction de vos informations personnelles par la Société. Nous attachons une grande importance à la protection de la confidentialité des informations personnelles que vous nous confiez.

Au cœur de notre relation avec nos clients réside la confiance que vos informations confidentielles seront traitées et préservées avec diligence par notre Société.

Afin de vous offrir un encadrement financier de qualité, nos professionnels sont tenus de collecter des informations de manière exhaustive. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous consentez à ce que ces informations soient traitées conformément à la présente Politique et autorisez également notre Société ainsi que ses prestataires de services, à traiter vos renseignements personnels conformément aux objectifs énoncés dans la présente Politique.

À moins d’indication contraire, notre Société est la seule responsable du traitement de vos renseignements personnels, en déterminant les finalités et les modalités de traitement.

Cueillette de renseignements personnels

Lors de vos interactions avec notre Société, un ensemble de renseignements personnels vous concernant doit être collecté. Dans le cadre de nos services et de nos opérations, divers types d’informations peuvent être rassemblés, notamment :

• Coordonnées personnelles : Cela inclut votre prénom, nom, adresse résidentielle, numéros de téléphone (domicile, mobile et/ou professionnel), ainsi que votre adresse électronique;
• Renseignements personnels sensibles (lorsqu’ils sont nécessaires dans le cadre de nos services) : Ceci englobe des informations telles que votre origine ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses, votre état de santé, votre casier judiciaire, etc.;
• Renseignements professionnels : Cela comprend votre rôle, votre poste, le nom de votre entreprise et/ou de votre organisation, ainsi que l’adresse de celle-ci;
• Documents d’identification et vérification des antécédents : Il s’agit de la copie de pièces d’identité telles qu’un permis de conduire, une carte d’assurance maladie, un passeport, etc.;
• Informations liées à la facturation et aux finances : Cela inclut l’adresse de facturation, les coordonnées bancaires, les données de paiement, le cas échéant;
• Consentements : Lorsque le traitement de renseignements personnels nécessite votre consentement spécifique;
• Préférences en matière de marketing, communication et utilisation du site web : Ceci englobe vos préférences en matière de communication, les commentaires et réponses aux sondages, les préférences de consentement, ainsi que les informations collectées via des cookies, les visites sur notre site web, la lecture de contenu, votre adresse IP, et des données sur votre utilisation du réseau;
• Informations de recrutement : Cela inclut votre curriculum vitae, les références d’employeurs précédents, des informations sur vos expériences professionnelles passées, ainsi que des affiliations professionnelles; et
• Données publiques : Des informations disponibles sur les réseaux sociaux ou des sites web publics, ainsi que des interactions sur les médias sociaux.

Méthodes de collecte

La majeure partie des informations sont collectées directement auprès de vous lors de nos interactions en vue de la prestation de services, de vos visites sur notre site web, de vos communications avec nous par divers moyens, ainsi que de vos inscriptions à nos diverses activités organisées par la Société.

Il est également possible que des informations proviennent de votre employeur, de votre entreprise, de vos clients ou de nos fournisseurs de services de vérification, selon la nature des informations recherchées. Dans de tels cas, nous solliciterons explicitement et expressément votre consentement afin d’obtenir les informations requises auprès de tiers.

Il est essentiel de noter que vous ne devriez pas nous transmettre de renseignements personnels avant que nous vous ayons confirmé par écrit que nous avons un contrat de service avec vous et/ou votre entreprise. Les courriels non sollicités en provenance de personnes qui ne sont pas nos clients ne créent pas une relation avocat-client et peuvent ne pas être protégés par les obligations de confidentialité ou le secret professionnel.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont exploités dans les cas suivants, lorsque cela est applicable :

• Prestation de services : Pour fournir des conseils et des services de nature financière, y compris l’exécution de nos obligations conformément à la réglementation en vigueur;
• Relations d’affaires : Pour personnaliser les services fournis, gérer et renforcer nos relations avec nos clients, établir la volonté de nos clients, et renforcer nos liens avec nos partenaires commerciaux;
• Événements, marketing et développement commercial : Pour l’organisation d’événements, vous informer des nouveaux services offerts, et vous inviter à des événements susceptibles de vous intéresser;
• Recrutement : Pour analyser les candidatures soumises et évaluer les compétences des candidats, et permettre le bon fonctionnement du processus de recrutement;
• Prévention de la fraude : Cela inclut la vérification des antécédents, la divulgation requise par la loi ou la réglementation en vigueur, ainsi que la transmission d’informations aux autorités chargées de l’application de la loi lorsque cela est prévu par la réglementation;
• Recouvrement : Pour assurer le paiement des factures pour les services rendus;
• Réorganisation de la Société : En cas de réorganisation de la Société, nous pourrions être amenés à partager des informations dans le cadre d’une vérification diligente entreprise par une autre société;
• Gestion des fournisseurs : Pour la gestion des services fournis par les fournisseurs de services;
• Conformité réglementaire : Pour répondre à nos obligations légales, réglementaires, et de gestion des risques, y compris la vérification diligente des clients;
• Utilisation du site web : Afin de garantir que le contenu en ligne soit pertinent, de comprendre les modes d’utilisation du site web par les visiteurs, et d’assurer la fonctionnalité de la présentation du contenu en ligne pour différentes méthodes de connexion.

Partage des renseignements personnels

Les renseignements personnels fournis peuvent être partagés avec les intervenants suivants, dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et légitime pour lequel ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif. Seules les informations nécessaires seront partagées :

• Fournisseurs de services : Cela peut inclure des fournisseurs de services en technologie de l’information, services d’hébergement, et autres, qui peuvent avoir accès aux données personnelles en fonction des services fournis. Chacun de ces prestataires de services s’est engagé par écrit à respecter la confidentialité des données reçues ou rencontrées;
• Autorités gouvernementales ou entités d’application de la loi : Dans le cadre des lois exigeant la divulgation de certaines informations, si une telle divulgation est requise par la loi, ou si elle est effectuée de bonne foi pour répondre à une exigence légale, à une ordonnance judiciaire, à une assignation à comparaître, à un mandat de perquisition, ou pour coopérer avec les autorités gouvernementales ou les entités chargées de l’application de la loi; et
• Acquéreur ou cessionnaire de la Société : Lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’une réorganisation des activités de la Société, pour des fusions, acquisitions, financements, ventes d’actifs, situations d’insolvabilité, ou de faillite, où les données personnelles pourraient être considérées comme des actifs commerciaux.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés conformément à notre calendrier de conservation et pour la durée nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, ainsi qu’aux obligations énoncées dans la présente Politique. Les dossiers sont conservés pendant au moins sept ans à compter de la date de clôture, c’est-à-dire lorsque le client ne reçoit plus de services de la Société ou si le client a réglé tous les honoraires dus.

Protection des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont rigoureusement protégés conformément aux règlements en vigueur, grâce à des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives visant à réduire le risque d’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Ces mesures garantissent la sécurité de vos informations contre le vol, la perte accidentelle, la destruction, l’accès non autorisé, la modification ou toute autre utilisation inappropriée des renseignements personnels.

L’accès à ces informations est strictement réservé aux membres du personnel ayant une nécessité opérationnelle ou fonctionnelle de les connaître. Tous nos employés sont soumis à une stricte obligation de confidentialité et ont signé un engagement de confidentialité pour la durée de leur emploi et au-delà.

Il est important de noter qu’aucune communication de renseignements personnels par internet ni aucun stockage électronique ne peuvent être considérés comme étant 100 % sécurisés. Vous acceptez donc d’utiliser ces moyens à vos risques et périls. La Société ne peut garantir que les informations transmises de cette manière ne seront pas consultées, détruites, altérées ou divulguées, malgré les mesures de protection en place.

Droits des personnes concernées par les renseignements personnels

Conformément aux lois et règlements en vigueur en matière de protection des renseignements personnels, si nous détenons des renseignements personnels vous concernant, vous disposez de certains droits relatifs à ces données. Pour exercer ces droits, veuillez consulter la section « Nous joindre » ci-bas pour obtenir les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société.

En vertu des lois et règlements en vigueur, vous avez les droits suivants :

• Accès : Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons vous concernant. Après réception de votre demande d’accès, le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société examinera les informations détenues et vous fournira une copie de ces informations, sous réserve des lois applicables et des frais éventuels;
• Exactitude : Nous sommes tenus par la loi de prendre des mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont exacts, complets et à jour; et
• Rectification : Vous avez le droit de demander la correction de renseignements personnels inexacts ou incomplets vous concernant.

Nous joindre

Pour toute question, commentaire, exercice de vos droits relatifs à vos renseignements personnels, demande d’accès à l’information ou dépôt de plainte, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

William Girard, Responsable de la protection des renseignements personnels
4605, boulevard Lapinière, bureau 205
Brossard (Québec) Canada J4Z 3T5
Adresse e-mail : rp@controleur.ca

Mise à jour de la Politique

Notre site web, son contenu, ainsi que la présente Politique peuvent être sujets à des modifications futures, sans préavis. Nous vous encourageons à consulter cette Politique lors de vos visites sur notre site web pour vous tenir informé des pratiques de traitement des données personnelles par la Société.

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.